Учёт времени и расходов по задачам в PRO-dela: время и деньги в одной вкладке

В PRO-dela время и деньги по задаче фиксируются в одном месте — на вкладке «Расходы» в детали задачи. Кнопка «Добавить расход» открывает окно с двумя вкладками: «Добавить время» и «Добавить сумму», и это не два экрана одной формы, а два независимых типа записи. Часы по-прежнему учитываются так же, как и раньше, суммы — через отдельный, более новый модуль денежных расходов, а на странице задачи обе записи попадают в одну общую ленту.

Дальше — как устроена вкладка «Расходы», что именно происходит с записями времени и денег, почему для сумм действует правило одной валюты и как всё это превращается в бюджет задачи, бюджет проекта и статистику.

Вкладка «Расходы» на детали задачи

На странице детали задачи расходы вынесены в отдельную вкладку, рядом с вкладкой «Подзадачи». Раньше на этом месте был блок «Учёт времени» — теперь он называется «Учёт расходов» и честно объединяет два вида записей, а не маскирует деньги под время. Сверху вкладка показывает короткую сводку: сколько времени потрачено, сколько денежных расходов зафиксировано и — если у пользователя есть доступ к стоимости — сколько это всё вместе.

Добавлять записи может не любой участник проекта, а тот, кто отвечает за результат: активный исполнитель задачи, либо участник с более широкими правами на управление задачами проекта. После того как задача завершена, добавление новых расходов закрывается — это защищает итоговую цифру от правок задним числом уже после сдачи работы.

Если по задаче ещё ничего не зафиксировано, вкладка показывает пустое состояние «Расходы пока не добавлены» вместо нулей без объяснения — и сразу предлагает кнопку, чтобы добавить первую запись.

Модалка «Добавить расход»: время и сумма — разные формы

Вкладка «Добавить время» — это тот же самый учёт времени, что был в PRO-dela раньше: часы, минуты и необязательный комментарий «что было сделано». Технически это по-прежнему запись прогресса задачи, и она остаётся обратно совместимой — старые записи никуда не делись и не пересчитывались задним числом при появлении денежных расходов.

Вкладка «Добавить сумму» — отдельный тип записи: сумма, валюта и необязательный комментарий «на что была потрачена сумма». Это фиксированный денежный расход, не привязанный к часам исполнителя: сумму можно занести за материалы, подрядчика, лицензию, командировку — за всё, что не измеряется временем работы.

Обе формы защищены от пустых записей. Для времени нужно указать хотя бы часы или минуты больше нуля. Для суммы — выбрать валюту и указать сумму больше нуля; без выбранной валюты кнопка отправки остаётся неактивной.

Единая лента времени и денег

Обе формы ведут в одну ленту на вкладке «Расходы»: записи времени и денежные записи показываются вместе, а не в двух разных списках. У каждой записи виден автор, тип, сумма или длительность, комментарий и статус подтверждения. Добавлять новые записи можно только пока задача открыта; редактировать или удалить уже существующую запись может её автор либо администратор.

Видимость записей в ленте зависит от роли. Заказчик проекта видит все записи по задаче — и время, и деньги всех участников. Остальные участники видят только собственные записи: сотруднику не обязательно знать, сколько времени или денег на ту же задачу потратил коллега, а заказчику как раз важна полная картина по работе, за которую он платит.

Правило одной валюты для денежных расходов

PRO-dela не занимается фиктивной конвертацией валют, поэтому для суммы задачи действует явное правило безопасности.

Если у задачи и у проекта пока вообще нет бюджета, ограничения по валюте нет — сумму можно занести в любой доступной валюте. Как только бюджет появляется, система сначала смотрит на бюджет самой задачи; если у задачи бюджета нет, использует бюджет проекта. Дальше правило простое: в этой области должна остаться ровно одна ненулевая валюта.

Если в бюджете закреплено сразу несколько валют, добавить денежный расход не получится: форма вернёт ошибку валидации по полю валюты, пока команда не приведёт бюджет задачи или проекта к одной валюте. Если валюта одна, но в форме выбрана другая, система тоже откажет — и подскажет, в какой именно валюте разрешены расходы по этой задаче.

На учёт времени это ограничение не распространяется: часы и минуты всегда вносятся без привязки к валюте.

Подтверждение — статус, а не фильтр

И у времени, и у денежных расходов есть подтверждение: участник с правом принимать прогресс задачи — обычно руководитель проекта или ответственный за приёмку — может отметить запись подтверждённой, а затем снять подтверждение обратно. В интерфейсе это отдельная зелёная метка «Подтверждено» рядом с записью и кнопки «Подтвердить время» или «Подтвердить расход».

Здесь стоит быть точным: подтверждение сейчас не влияет на итоговые суммы. Подтверждённые и неподтверждённые записи одинаково входят в общий итог по задаче, в бюджет проекта и в статистику расходов. Это информационная пометка «руководитель это видел и согласен», а не переключатель, который включает или выключает запись в отчёте — если команде важно менять сумму именно по факту подтверждения, эту логику пока приходится держать в голове, а не полагаться на интерфейс.

Как записи попадают в бюджет и статистику

Каждая запись времени и денег на задаче не остаётся изолированной строкой — она поднимается в карточку бюджета задачи, бюджета проекта и в отдельный раздел статистики.

Время само по себе не хранится в деньгах, но система умеет посчитать его стоимость: она использует ставку и способ оплаты, сохранённые в самой записи прогресса, а для старых записей без такого снимка — берёт текущую ставку исполнителя в проекте. Денежные расходы прибавляются к этой сумме напрямую, без пересчёта курса. Итог показывается одной цифрой, если валюта везде одна и та же, и отдельными карточками по каждой валюте, если это не так — подробно механика бюджетных лимитов и переходов между валютами разобрана в статье о бюджетах проектов.

Те же самые записи собираются ещё и на странице статистики, во вкладке «Время»: общий расход, отдельно стоимость отработанного времени, отдельно фиксированные денежные расходы, разбивка по проектам и выгрузка в CSV — без необходимости открывать каждую задачу по очереди.

Что этот модуль не заменяет

PRO-dela не конвертирует валюты автоматически и не ведёт бухгалтерский учёт: расходы задачи — управленческая запись, а не первичный бухгалтерский документ. Модуль расходов также не выставляет счета сам по себе — документы и счета по проекту относятся к отдельной части платформы. И, как уже сказано выше, подтверждение записи пока не меняет итоговые цифры бюджета — это статус для команды, а не финансовый контроль.

Частые вопросы

Можно ли фиксировать только деньги, без времени?

Да. «Добавить время» и «Добавить сумму» — независимые вкладки одного окна. По задаче можно вести только время, только денежные расходы или оба типа записи сразу, в зависимости от того, что реально происходит в работе.

Что если у проекта бюджет в одной валюте, а у задачи — в другой?

Система в первую очередь смотрит на бюджет самой задачи. Если он есть, используется его валюта, а бюджет проекта в этот момент не учитывается. Если бюджета на уровне задачи нет, в дело идёт валюта бюджета проекта.

Кто видит чужие записи времени и денег в задаче?

Заказчик проекта видит все записи по задаче. Остальные участники видят только собственные записи — время и суммы коллег им не показываются.

Подтверждение обязательно для каждой записи?

Нет. Подтверждение — способ отметить, что запись проверена и одобрена, но она уже учтена в бюджете и статистике независимо от того, подтверждена она или нет.

Подключите учёт времени и расходов к своей задаче

Зарегистрируйтесь в PRO-dela и откройте вкладку «Расходы» в любой задаче своего проекта: начните с часов, добавьте денежную сумму, когда она понадобится, и посмотрите, как обе записи сами собираются в бюджет задачи и в статистику.