Бюджет проекта и задач в PRO-dela: контроль расходов и остатка

Бюджет в PRO-dela — это лимит расходов, который можно задать проекту или отдельной задаче, а затем сверять с фактическими тратами: сколько потрачено, сколько осталось и не вышли ли вы за рамки. Сумма расходов считается автоматически — из учёта времени и фиксированных затрат по задачам, а не вводится вручную. Если у задачи нет собственного бюджета, система подставляет бюджет проекта и явно показывает в интерфейсе, что лимит заимствован, а не принадлежит самой задаче.

Ниже разобрано, как устроены два уровня бюджета, откуда берутся цифры расходов, что происходит при смешении валют, почему остаток никогда не уходит в минус и какие права нужны, чтобы видеть или менять бюджет.

Бюджет проекта и бюджет задачи — два независимых уровня

В PRO-dela бюджет — отдельная сущность, которая обязательно привязана либо к проекту, либо к конкретной задаче, но никогда к обоим сразу. Так систему проще читать: бюджет проекта отвечает за весь проект целиком, а бюджет задачи — за одну единицу работы внутри него.

На один проект или на одну задачу можно завести несколько бюджетных записей — например, если лимит выделяется траншами или относится к разным статьям расходов. У каждой записи есть сумма, валюта и описание, поясняющее, что именно она покрывает. Итоговый бюджет проекта или задачи — это сумма всех относящихся к нему записей.

На странице проекта бюджет вынесен в отдельную вкладку: там видны существующие записи, сводная статистика и форма создания нового бюджета — если у пользователя есть на это право.

Откуда берётся сумма расходов

PRO-dela не просит вручную указывать «сколько потратили» — расходы считаются из двух источников, которые уже фиксируются в самой задаче: учёта времени и фиксированных денежных затрат. Стоимость отработанного времени определяется по ставке и типу оплаты, сохранённым на момент записи, а если они не были зафиксированы — по текущей ставке сотрудника в проекте. Фиксированные затраты добавляются в задачу отдельной строкой, когда трата не привязана к часам.

Подробно о том, как именно фиксируется время и затраты по задаче, — в статье «Учёт времени и затрат по задачам». Здесь важно другое: обе эти суммы автоматически суммируются в расходы бюджета, поэтому лимит и факт всегда сравниваются на одних и тех же данных, без ручной сверки в таблицах.

Если у задачи нет своего бюджета: лимит подставляется из проекта

Не для каждой задачи есть смысл заводить отдельный бюджет. Если для конкретной задачи бюджетных записей не создано, PRO-dela использует бюджет проекта как её эффективный лимит — считать расходы «в никуда» не приходится.

Источник лимита при этом не скрывается: интерфейс отдельно показывает, относится ли сумма к бюджету именно этой задачи или это заимствованный лимит проекта. Разграничение важно, когда несколько задач одного проекта живут без собственного бюджета — иначе легко перепутать частный лимит с общим.

Сводка по всему проекту устроена иначе: она складывает бюджеты самого проекта и бюджеты всех его задач в одну общую картину. Это агрегат по всему проекту целиком, а не тот же самый эффективный лимит, который показывается на конкретной задаче, — важно не путать эти два представления между собой.

Смешение валют: расходы не сжимаются в одну цифру

У каждого бюджета и каждой записи расходов есть своя валюта. Пока в проекте или задаче используется только одна валюта, PRO-dela показывает единый итог: бюджет, расходы, остаток и процент использования — одной цифрой.

Как только в расчёт попадают записи в разных валютах, платформа не пытается сложить их в одну сумму и не конвертирует по курсу. Верхнеуровневые итоги в этом случае намеренно остаются пустыми, а вместо них показывается разбивка по каждой валюте отдельно — со своим бюджетом, расходами и остатком. Это осознанное ограничение: единая цифра, полученная простым сложением, например, рублей и долларов, была бы просто неверной.

Остаток не уходит в минус — как читать перерасход

Остаток бюджета в PRO-dela всегда неотрицательный: если расходы превысили лимит, поле «остаток» показывает ноль, а не отрицательное число. Это осознанное поведение расчёта, а не ошибка округления.

Сам факт перерасхода при этом не прячется. Процент использования бюджета показывает значение выше 100%, а индикатор и полоса прогресса переключаются в предупреждающий или тревожный цвет, когда расходы приближаются к лимиту или превышают его. За перерасходом стоит следить именно по проценту использования, а не по обнулившемуся остатку.

Статистика и дашборды по бюджетам

Кроме карточек на самом проекте и задаче, в PRO-dela есть отдельный раздел статистики с двумя вкладками. Первая — статистика по задачам: сводка, графики и таблица по видимым пользователю задачам с выгрузкой в CSV и PDF. Вторая — статистика по расходам: время, его стоимость, фиксированные затраты задач и объединённый итог с выгрузкой в CSV.

Для проекта отдельно доступна детальная разбивка расходов по задачам — какая задача сколько часов и фиксированных трат «забрала» из общего бюджета. Обе статистики считаются в рамках активной компании: сменили компанию — увидели цифры именно по ней, а не сборную картину по всем компаниям сразу.

Кто может видеть и менять бюджет

Доступ к бюджетам управляется отдельными правами, а не общим доступом к проекту: budget.view.all открывает все бюджетные записи проекта, budget.view.own — только те, что создал сам пользователь, а budget.create, budget.update и budget.delete отвечают за создание, редактирование и удаление. Право определяется ролью участника в конкретном проекте, поэтому в одном и том же проекте у приглашённого клиента может не быть доступа к бюджету, а у менеджера — быть.

Такое разделение особенно полезно, когда в проект приглашены внешние участники: подробнее о ролях и правах — в статье «Роли и участники». Сам бюджет при этом остаётся управленческим инструментом контроля лимита внутри проекта, а не бухгалтерским или налоговым учётом.

Как подключить бюджет к проекту

1. Откройте нужный проект и перейдите на вкладку «Бюджет» — она видна, только если у вас есть право на просмотр бюджетов.
2. Создайте бюджетную запись: укажите сумму, валюту и, если нужно, описание — на проект целиком или на конкретную задачу.
3. Если отдельной задаче собственный лимит не нужен, ничего дополнительно делать не нужно — она автоматически будет использовать бюджет проекта.
4. Сверяйте расходы по мере того, как команда фиксирует время и фиксированные затраты в задачах.
5. Для общей картины по проекту откройте статистику расходов — она показывает то же самое в разрезе всех задач и периода.

Частые вопросы

Можно ли задать бюджет и проекту, и отдельной задаче одновременно?

Да. Это независимые записи: бюджет задачи используется как её собственный эффективный лимит, а бюджет проекта участвует в общей сводке по всему проекту вместе с бюджетами всех задач.

Что произойдёт, если часть расходов в рублях, а часть — в другой валюте?

Общая сумма не будет считаться одной цифрой. PRO-dela покажет отдельную разбивку по каждой валюте — с собственным бюджетом, расходами и остатком, без автоматической конвертации по курсу.

Может ли остаток бюджета стать отрицательным при перерасходе?

Нет, поле остатка не опускается ниже нуля. Перерасход виден по проценту использования бюджета и по цвету индикатора, а не по отрицательному остатку.

Кто видит бюджет проекта — только владелец компании?

Нет, доступ определяется правами участника в проекте: budget.view.all, budget.view.own и отдельные права на создание, изменение и удаление можно назначать независимо от общей роли владельца.

Зарегистрируйтесь в PRO-dela, чтобы завести первый бюджет на реальном проекте и увидеть, как расходы по задачам считаются автоматически, а остаток всегда честно показывает, сколько лимита осталось.