Документы в PRO-dela: вложения, акты и отчёты о приёмке по проекту

Документ в PRO-dela — это не только загруженный файл. Так называются четыре разных типа записей: обычное файловое вложение к проекту или компании и три вида отчётов, которые платформа формирует сама, — отчёт по проекту, отчёт по задаче и акт выполненных работ. У каждого типа — свой набор полей, у трёх из четырёх есть печатная PDF-форма, и у всех — общие правила видимости и редактирования.

В этой статье — как загрузить файл и чем это отличается от вложения прямо к задаче; как за пару кликов получить отчёт по проекту или по задаче и акт по завершённым задачам; как поправить уже сформированный документ вручную, не трогая реальные данные проекта; как выглядит акт при печати в PDF; как из акта получить черновик счёта; и кто в компании вообще может видеть и менять чужие документы.

Четыре типа документа в одном разделе

Раздел «Документы» в PRO-dela — это общий список из четырёх типов записей, а не файловое хранилище в чистом виде:

• Файл. Документ, который вы загружаете сами, — договор, скан, чек, техническое задание в отдельном файле.
• Отчёт по проекту. Сводка по задачам, часам и бюджету проекта за выбранный период.
• Отчёт по задаче. Снимок состояния одной конкретной задачи: статус, часы, бюджет.
• Акт выполненных работ. Перечень завершённых задач проекта с суммами по каждой позиции и общим итогом.

Первый тип вы создаёте вручную, остальные три платформа формирует сама — по данным, которые уже есть в проекте и его задачах. Документ всегда привязан либо к проекту, либо напрямую к компании, если проекта нет; компанию для второго случая выбирать не нужно — платформа сама подставляет ту, что сейчас активна в боковой панели.

Загруженный файл: вложение, а не просто ссылка на диск

При загрузке файла обязательны только два поля — название и сам файл; описание и привязка к проекту необязательны, но система требует, чтобы у документа была хотя бы компания или проект: создать документ без обоих система не даст. Файл ограничен 10 МБ и заранее заданным списком форматов — PDF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx), обычный текст и изображения JPG/PNG. На один документ — ровно один файл, а заменить его можно только отдельным действием «заменить файл», а не перезаписью через общее редактирование карточки.

Скачивание идёт не по прямой ссылке на файл в хранилище, а через защищённый эндпоинт, который на каждый запрос заново проверяет, есть ли у вас право видеть этот документ.

Чем документ отличается от вложения к задаче

Важно не путать два похожих, но разных механизма. Файл, который вы прикрепляете прямо на странице задачи, живёт вместе с ней и виден в её карточке — удобно для рабочих материалов по ходу выполнения: макета, скриншота, промежуточной версии. Раздел «Документы» — отдельный список записей уровня проекта или компании: сюда имеет смысл класть то, что должно находиться само по себе, а не теряться в истории конкретной задачи, — договор, акт, итоговый отчёт. Подробнее о том, как устроены сами задачи и их вложения, — в статье «Задачи в PRO-dela».

Три вида отчётов, которые платформа формирует сама

Отчёт по проекту: задачи, часы и бюджет за период

Для отчёта по проекту достаточно указать сам проект и период — дату начала и дату окончания. Платформа сама находит задачи, попавшие в этот период, и строит таблицу: название задачи, статус, исполнитель, часы, сумма по бюджету — плюс сводку сверху: число задач, суммарные часы, итоговый бюджет. Если в проекте использовано несколько валют, отчёт показывает суммы отдельно по каждой, не пытаясь свести их в одну цифру по случайному курсу.

Отчёт по задаче: снимок состояния одной задачи

Отчёт по задаче — самый простой из трёх: выбираете проект для удобного поиска, затем саму задачу — и получаете отдельный документ с её статусом, затраченными часами и суммой бюджета. Полезно, когда нужно предъявить результат по одной конкретной задаче, не выгружая весь проект целиком.

Акт выполненных работ: только завершённые задачи одного проекта

Акт — самый строгий из трёх типов. В список для выбора попадают только задачи, которые платформа считает закрытыми: переданные на проверку, принятые или переведённые в статус «Выполнено». Если в проекте таких задач ещё нет, форма создания акта честно покажет пустой список вместо того, чтобы предложить собрать акт из незакрытых задач, — сначала нужно завершить работу в самих задачах. Каждая выбранная задача становится отдельной строкой акта с номером, названием и суммой, а внизу — общий итог.

Отчёт можно поправить и после того, как он сформирован

Отчёты и акты в PRO-dela — не разовый снимок, который замораживается в момент создания. На странице редактирования документа можно заново выбрать период или состав задач, а для каждой строки — переопределить способ расчёта: оставить автоматический (по фактически залогированным часам и ставке), задать вручную другое количество часов, либо вписать фиксированную сумму строки. Такая ручная корректировка меняет только сам документ: цифры в самой задаче, её бюджете и учтённых расходах не трогаются, поэтому редактирование отчёта не может случайно исказить реальные данные проекта. В акте дополнительно можно вручную поправить название и описание каждой позиции — удобно, если формулировка из списка задач не годится для официального документа «как есть».

PDF документа: что показывает акт при печати

Для всех трёх видов отчётов, помимо самой записи в системе, доступен экспорт в PDF — для обычного загруженного файла отдельной кнопки PDF нет, там и так есть исходный файл. В печатной версии акта — заголовок «Акт выполненных работ», блок с данными компании-исполнителя (название, ИНН, КПП, ОГРН и юридический адрес, если они заполнены в профиле компании), таблица позиций с номерами, названиями и суммами, итоговая сумма и два блока для подписи — «Заказчик» и «Исполнитель», с местом под печать и подпись. Если в компании заранее загружены изображения печати и подписи, они автоматически подставляются в PDF.

Честная оговорка: это печатная форма документа, а не юридически значимый электронный документооборот с криптографической подписью — акт всё ещё нужно распечатать и подписать от руки или обменяться сканами, как обычным бумажным документом. PRO-dela не ведёт бухгалтерский или налоговый учёт: платформа формирует рабочий документ для команды и заказчика, а не заменяет бухгалтерию.

Из акта — в счёт на оплату

Если акт выполненных работ уже сформирован, с его страницы можно сразу перейти к созданию счёта на его основе — платформа предзаполнит позиции счёта названиями и суммами из акта. Для почасовых позиций с известной ставкой в счёт попадёт именно ставка и количество часов, для остальных — общая сумма позиции; строки с нулевой суммой в черновик не попадают, а платформа отдельно показывает, какие позиции пропущены и почему. Собрать единый счёт из акта с несколькими валютами платформа не даёт — сегодня этот сценарий поддерживается только для актов, полностью выраженных в рублях. Когда счёт на основании акта действительно создан, он автоматически привязывается к исходному акту, так что связь между документом и оплатой не теряется.

Отдельно от этого сценария к уже существующему счёту можно вручную прикрепить любой документ — например, скан подписанного договора, — без пересборки его позиций. Подробный разбор самих счетов, их статусов и способов оплаты — в статье «Счета и оплата в PRO-dela».

Кто видит документ и кто может его менять

Создать документ — загрузить файл или сформировать отчёт — может любой участник, у которого уже есть доступ к нужному проекту или задаче: отдельного разрешения именно «на документы» не существует, доступ наследуется от проекта или задачи, по которым строится документ. А вот с просмотром и редактированием разница есть. Документ, привязанный к проекту, может увидеть его автор, владелец проекта и любой участник, добавленный в проект. Изменить или удалить чужой документ может только его автор или владелец проекта — рядовой участник проекта не может редактировать или удалить документ, который создал кто-то другой, даже если видит его в общем списке.

Для документов, не привязанных ни к одному проекту, а закреплённых напрямую за компанией, видимость и права на редактирование зависят от прав на саму компанию. Подробнее о том, как устроены роли участников и права внутри проекта, — в статье «Роли и участники в PRO-dela».

Что документы в PRO-dela не заменяют

Документы и отчёты в PRO-dela — рабочий, а не юридический контур. Акт выполненных работ, который платформа формирует в PDF, — печатная форма для распечатки, ручной подписи и обмена сканами, а не юридически значимый электронный документооборот с электронной подписью: криптографического подписания внутри платформы нет. Точно так же PRO-dela не ведёт бухгалтерский или налоговый учёт и не формирует регламентированную отчётность — это не замена бухгалтерской программы.

Загрузка файлов тоже устроена просто, без лишнего: документы добавляются по одному через форму, а не пакетным импортом из внешней системы или облачного хранилища — если нужно перенести архив файлов, их придётся загрузить по очереди. Отчёт по проекту и акт выполненных работ всегда формируются в рамках одного проекта — свести задачи из нескольких проектов в один документ платформа не позволяет.

Как начать: от первого файла до акта

1. Откройте раздел «Документы» и загрузите первый файл — договор, техническое задание или что угодно ещё, что стоит держать под рукой, а не искать потом в переписке.
2. Когда в проекте появятся выполненные задачи за период, сформируйте отчёт по проекту — платформа сама подберёт задачи, часы и бюджет.
3. Для отдельного результата работы используйте отчёт по задаче — он компактнее и подходит, чтобы показать именно одну конкретную задачу.
4. Когда работы по проекту закрыты, соберите акт выполненных работ из завершённых задач и, если нужно, поправьте вручную отдельные позиции.
5. Из готового акта создайте черновик счёта на оплату — и переходите к самим счетам и их статусам.

Частые вопросы

Чем документ отличается от файла, прикреплённого прямо к задаче?

Вложение к задаче живёт вместе с ней и видно в её карточке — удобно для рабочих файлов по ходу выполнения. Документ в разделе «Документы» — отдельная запись уровня проекта или компании, которую проще найти позже, когда контекст конкретной задачи уже не так важен.

Как понять, что задача готова попасть в акт выполненных работ?

Задача должна быть закрыта: отправлена на проверку, принята или переведена в статус «Выполнено». Если в проекте таких задач ещё нет, форма создания акта покажет пустой список — сначала нужно закрыть работу в самих задачах.

Можно ли исправить отчёт или акт после того, как он уже сформирован?

Да. На странице редактирования можно заново выбрать период или состав задач, а для каждой строки — задать расчёт вручную (другое количество часов или фиксированную сумму) вместо автоматического. Правки остаются внутри самого документа и не меняют данные задачи, её бюджет или учтённые расходы.

Можно ли собрать один счёт из акта, где задачи в разных валютах?

Нет. Если в акте смешаны валюты, платформа не даёт создать по нему единый счёт — сегодня этот сценарий поддерживается только для актов, полностью выраженных в рублях.

Кто может удалить или изменить документ, если я не его автор?

Для документа, привязанного к проекту, редактировать или удалить его может только сам автор документа или владелец проекта — рядовой участник проекта такой документ не создавал, поэтому не может его менять, даже если видит его в общем списке. Для документов, закреплённых за компанией напрямую, действуют собственные права компании на редактирование.

Начните с одного документа

Зарегистрируйтесь в PRO-dela и попробуйте на своём проекте: загрузите первый файл, сформируйте отчёт по задаче и посмотрите, как из завершённых задач собирается акт выполненных работ.

Если хочется сначала сравнить условия использования, посмотрите актуальные тарифы, а затем возвращайтесь в раздел «Документы» и попробуйте собрать первый отчёт на своих реальных задачах.