Счета в PRO-dela: выставление, позиции и статусы оплаты по проекту

Когда агентство или подрядчик заканчивает этап работы, рано или поздно возникает один и тот же вопрос: как выставить заказчику счёт, не переключаясь в отдельную бухгалтерскую программу и не собирая позиции вручную в таблице. В PRO-dela для этого есть модуль счетов: документ с номером, позициями и статусом оплаты, который можно привязать к проекту, собрать из уже сделанных задач или из готового акта — и не терять его среди переписки.

В этой статье — как устроен счёт в PRO-dela: из чего он состоит, тремя способами его можно собрать, что означают статусы «Черновик», «Выставлен», «Оплачен» и «Отменён», кто имеет право их менять, а также — отдельно и подробно — что счёт в PRO-dela умеет, а что нет. Это важно проговорить сразу: счёт заказчику и оплата тарифа самой платформы — два разных денежных контура, и в этой статье речь только о первом.

Счёт — это документ для вашего заказчика, а не оплата тарифа PRO-dela

В PRO-dela уже есть отдельный денежный контур — оплата тарифа компании: разовый платёж, оплата по реквизитам или подписка с автосписанием через провайдера TBank, подробно разобранная в статье «Компания в PRO-dela: тариф и биллинг». Счета к этому контуру отношения не имеют.

Счёт в PRO-dela — это документ, который ваша компания или вы лично выставляете своему заказчику за выполненную работу по проекту: с номером, позициями, суммой и статусом оплаты. Платформа не встроена между вами и вашим заказчиком как платёжный посредник — она хранит сам документ, считает сумму по позициям и даёт менять статус вручную по мере того, как деньги реально приходят на ваш счёт вне PRO-dela. Ниже это разобрано подробно, но короткая версия такая: оплата тарифа — это то, что вы платите PRO-dela за пользование платформой; счёт — это то, что ваш заказчик должен заплатить вам, и это две независимые истории, между которыми платформа не проводит никаких денег.

Из чего состоит счёт: получатель, плательщик, заказчик и реквизиты

У каждого счёта есть автоматически присвоенный номер в формате «INV-2026-000001» и несколько ролей вокруг него. Получатель платежа по умолчанию — это тот, кто создал счёт, но его можно указать отдельно. Плательщиком можно назначить другого пользователя PRO-dela — например, руководителя проекта со стороны заказчика, если он тоже работает в системе.

Отдельно от этого в счёт можно подставить карточку заказчика — сохранённые реквизиты компании или человека, которому вы выставляете счёт, даже если у него вообще нет аккаунта в PRO-dela: полное наименование, ИНН и КПП, ОГРН, юридический и фактический адрес, банк, БИК, расчётный и корреспондентский счета, контактное лицо. Карточка поддерживает четыре типа контрагента — физическое лицо, самозанятый, ИП и компания — и создаётся один раз в профиле, чтобы не вбивать одни и те же реквизиты в каждый новый счёт. То же самое предусмотрено и для собственных реквизитов получателя — то есть ваших банковских данных, по которым заказчик должен перевести оплату.

Важная деталь: в момент выставления счёта данные заказчика и реквизиты сохраняются как снимок именно в этом счёте. Если позже вы измените карточку заказчика или удалите её, уже выставленный счёт не изменится задним числом — он покажет те данные, что были актуальны на момент выставления. Валюта счёта сейчас — только рубли; расчёты в другой валюте пока не поддерживаются.

Позиции счёта: как считается сумма

Счёт складывается из позиций — построчных наименований работ или товаров с количеством, ценой за единицу, единицей измерения и ставкой НДС. Сумма по каждой позиции и итог по счёту пересчитываются платформой автоматически при любом изменении: добавили позицию, поправили цену или количество — сумма счёта обновится сама, вручную она нигде не задаётся отдельно от позиций.

Округление денег и количества здесь не отдано на откуп браузеру: PRO-dela считает суммы через отдельный внутренний механизм, который работает с копейками как с целыми числами, а не как с плавающей точкой — это защищает от типичной проблемы, когда сумма позиций «уезжает» на копейку из-за особенностей арифметики с плавающей точкой. НДС можно указать по каждой позиции отдельно, от 0 до 100%, но это отображаемая ставка в документе, а не полноценный налоговый расчёт — подробнее об этом ограничении ниже.

Три способа собрать счёт: вручную, из проекта и из акта

Первый способ — собрать счёт с нуля: указать название, при желании привязать проект, выбрать заказчика и добавить позиции руками. Так удобно работать, если вы выставляете счёт за что-то, чего нет в самой платформе как отдельной задачи.

Второй способ — сформировать счёт из проекта: выбрать задачи, по которым уже понятна стоимость, и PRO-dela сама подставит в позиции их названия, а цену по умолчанию возьмёт из бюджета или оценки задачи в рублях. Перед сохранением можно посмотреть предварительный расчёт и вручную поправить любую цену — черновик не создаётся, пока вы не подтвердите позиции. Если у вашей компании несколько проектов, задачи для одного счёта можно взять сразу из нескольких проектов — при условии, что все они принадлежат одной и той же компании. Сами задачи, из которых собираются позиции, подробно разобраны в статье «Задачи в PRO-dela»; создание и разбиение задач при желании можно ускорить опциональными AI-функциями платформы, описанными в статье «AI-функции в PRO-dela», — но сами позиции счёта из этого автоматически не собираются, их всё равно предстоит подтвердить.

Третий способ — собрать счёт из уже готового акта выполненных работ: на странице документа-акта есть переход к созданию счёта, который автоматически подставляет позиции, суммы и реквизиты из этого акта, включая дробное количество часов, если акт был сформирован по учёту времени. Получившийся счёт остаётся связан со своим актом-источником. Во всех трёх случаях счёт создаётся сразу в статусе «Черновик» — ничего не считается выставленным заказчику, пока вы не сделаете это отдельным действием.

Статусы счёта: черновик, выставлен, оплачен, отменён

У счёта в PRO-dela четыре статуса, и переходы между ними односторонние: «Черновик» можно перевести в «Выставлен», «Выставлен» — в «Оплачен» или «Отменён». Вернуть счёт обратно в черновик нельзя — если в выставленном счёте нашлась ошибка, его нужно отменить и оформить новый.

Пока счёт в статусе «Черновик», его может редактировать — менять позиции, реквизиты, суммы — автор счёта или руководитель проекта, к которому счёт привязан. Как только вы нажимаете «Выставить», позиции и реквизиты фиксируются: отредактировать выставленный счёт напрямую уже нельзя, можно только сменить его статус. Это осознанное ограничение: оно защищает документ, который вы уже могли отправить заказчику, от случайных изменений задним числом.

Здесь стоит проговорить главное: статус «Оплачен» в PRO-dela — это отметка, которую вручную ставит человек, а не подтверждение банка или платёжной системы. Пометить счёт оплаченным может плательщик или получатель, указанные в счёте, пока он в статусе «Выставлен». Платформа не проверяет и не может проверить, что деньги действительно поступили, — она просто сохраняет ваше собственное решение, что оплата состоялась. Отменить выставленный счёт может его автор.

Просроченные счета и уведомления

У счёта можно указать срок оплаты. Если этот срок наступил, а счёт всё ещё в статусе «Выставлен», платформа помечает его как просроченный и один раз уведомляет автора, плательщика и получателя — повторно по одному и тому же счёту уведомление не дублируется. При любой смене статуса — выставлен, оплачен, отменён — остальные стороны счёта тоже получают уведомление по тем каналам, которые у них включены в настройках PRO-dela. Как устроены уведомления в платформе в целом — отдельная тема, подробно разобранная в статье «Уведомления в PRO-dela».

PDF счёта и связанные документы

Готовый счёт можно скачать в виде PDF одним нажатием — в документ попадают позиции, реквизиты получателя и плательщика или заказчика, а также логотип, скан печати и скан подписи компании, если они загружены в её настройках. Это делает документ визуально завершённым для отправки заказчику, но важно понимать границу: это не электронный документооборот с юридически значимой электронной подписью, а печатная форма — как обычный счёт, который вы распечатали бы и подписали от руки.

К счёту можно прикрепить уже существующие документы — например, тот же акт выполненных работ или другой файл проекта — и открепить их обратно, без ограничения на статус счёта. Про то, как в PRO-dela устроены документы и отчёты в целом, — в статье «Документы и отчёты в PRO-dela»: это наиболее тесно связанная тема, потому что счета часто прикладываются друг к другу именно как документы.

Список счетов, фильтры и сводка по компании

Раздел «Счета» показывает сводку по активной компании: сколько выставлено, сколько оплачено, сколько ожидает оплаты и сколько просрочено — в виде отдельных сумм наверху списка. Список можно отфильтровать по названию или номеру счёта, по статусу и по проекту, а при переключении активной компании в боковой панели список счетов и сводка обновляются под неё же — счета одной компании не подмешиваются к списку другой.

Срок оплаты счёта — это дата на конкретном документе, а не ваше личное расписание или план работы по проекту: за это в PRO-dela отвечает отдельный модуль, разобранный в статье «Планы и расписание в PRO-dela».

Кто может выставлять, редактировать и отменять счета

Создать счёт может любой авторизованный пользователь PRO-dela. Просматривать его могут автор, плательщик, получатель, а если счёт привязан к проекту — ещё и автор проекта, и его участники. Редактировать содержимое счёта можно только пока он в статусе «Черновик», и только автору счёта или автору проекта, к которому он относится. Менять статус — выставлять и отменять — может автор счёта или автор проекта; отмечать счёт оплаченным, пока он выставлен, могут также плательщик и получатель, указанные в самом счёте.

Что счета в PRO-dela не заменяют

Счёт в PRO-dela — это документ и статус, а не приём платежей. В модуле счетов нет онлайн-оплаты картой, нет платёжного шлюза и нет автоматического подтверждения поступления денег: заказчик оплачивает счёт вне платформы — тем способом, о котором вы с ним договорились, — а статус «Оплачен» вы или ваш заказчик ставите сами. Это принципиально отличается от оплаты тарифа самой компании в PRO-dela, где онлайн-платежи и подписка действительно проходят через провайдера TBank с подтверждением по вебхуку, — там платформа выступает получателем платежа за собственную подписку, а в счетах заказчику — нет.

Счёт также не ведёт налоговый или бухгалтерский учёт и не заменяет юридически значимый документооборот: ставка НДС в позиции — это то, что печатается в документе, а не расчёт, синхронизированный с бухгалтерией. Валюта ограничена рублём. Если в процессе работы со счетами у вас возникнет вопрос, не разобранный в этой статье, — служба поддержки внутри PRO-dela описана в статье «Поддержка внутри PRO-dela».

Как начать выставлять счета

1. Если у вас ещё нет ни одного проекта в PRO-dela, начните с него — базовые шаги описаны в статье «Онбординг и первый проект в PRO-dela».
2. Один раз заполните в профиле карточку заказчика и, если нужно, свои реквизиты получателя — дальше их можно будет просто выбирать при выставлении новых счетов.
3. Выберите подходящий способ сбора счёта: вручную, из задач одного или нескольких проектов компании или из готового акта выполненных работ.
4. Проверьте позиции, ставку НДС по каждой из них и срок оплаты, прежде чем нажать «Выставить», — после этого содержимое счёта зафиксируется.
5. Отслеживайте статус счёта в списке и сводке по компании и отмечайте его оплаченным, когда оплата действительно пришла к вам вне платформы.

Частые вопросы

Можно ли оплатить счёт картой прямо в PRO-dela?

Нет. Счёт в PRO-dela — это документ и статус оплаты, но не платёжная форма: онлайн-приёма оплаты по счетам заказчиков в платформе нет. Заказчик переводит деньги тем способом, о котором вы договорились вне PRO-dela, а статус «Оплачен» ставится в системе вручную.

Чем счёт отличается от оплаты тарифа компании?

Оплата тарифа — это то, что ваша компания платит самой PRO-dela за пользование платформой, и там действительно есть онлайн-оплата через провайдера TBank. Счёт — это то, что ваш заказчик должен заплатить вам за проект. Это два разных, никак не связанных друг с другом денежных контура.

Можно ли выставить счёт без привязки к проекту?

Да, привязка к проекту у счёта необязательна. Проект удобно указывать, когда нужно собрать позиции из задач или увидеть счета конкретного проекта отдельно, но счёт можно создать и как самостоятельный документ.

Можно ли собрать один счёт по задачам сразу из нескольких проектов?

Да, если эти проекты принадлежат одной и той же компании. Платформа проверяет это условие при формировании счёта и не даст объединить в одном счёте задачи из проектов разных компаний.

Что делать, если в выставленном счёте нашлась ошибка?

Отредактировать позиции или реквизиты выставленного счёта напрямую нельзя — это сознательное ограничение, защищающее уже отправленный документ. Правильный путь — отменить счёт и оформить новый черновик с исправленными данными.

Начните выставлять счета в PRO-dela

Зарегистрируйтесь в PRO-dela и попробуйте собрать первый счёт из задач своего проекта — черновик можно спокойно проверить и поправить перед тем, как выставлять его заказчику.

Если хотите сначала сравнить условия использования платформы, посмотрите актуальные тарифы — это отдельная история от счетов заказчикам, но обе начинаются с одной и той же регистрации.