Шаблоны задач в PRO-dela

Повторяющиеся задачи редко бывают одинаковыми на сто процентов, но почти всегда начинаются с одного и того же: названия, описания, категории, приоритета и списка обязательных шагов. В PRO-dela этот набор теперь можно сохранить как шаблон проекта и больше не собирать заново вручную.

Шаблон не создаёт задачу автоматически. Он заполняет подробную форму, где можно проверить и изменить любое значение, а уже затем подтвердить создание. Получившаяся задача становится независимой копией и больше не зависит от исходного шаблона.

Для каких задач пригодятся шаблоны

Шаблоны полезны там, где работа повторяется, но каждый новый случай требует небольшой настройки. Например, при подготовке еженедельного отчёта, запуске нового клиента, публикации материала, проверке релиза или проведении типовой встречи.

Вместо того чтобы вспоминать обязательные шаги и заново вводить одни и те же поля, менеджер один раз собирает заготовку. Участник выбирает её при создании задачи, уточняет детали конкретного случая и сохраняет результат.

Что хранится в шаблоне

У шаблона есть служебное название — по нему его находят в списке — и отдельное название будущей задачи. Кроме них можно сохранить:

• описание задачи;
• категорию текущего проекта;
• приоритет;
• до 50 подзадач с названиями и описаниями в нужном порядке.

Шаблон намеренно не переносит этап, исполнителя, срок, участников, комментарии, файлы, расходы или прогресс. Это контекст конкретной задачи, который лучше задавать уже после создания. Состояние выполнения подзадач тоже не копируется: каждая новая задача начинает свой список шагов с чистого листа.

Три способа создать задачу

В окне создания задачи теперь доступны три способа:

1. Быстро — привычный короткий сценарий с одной формулировкой.
2. По шаблону — выбор заготовки текущего проекта с последующим редактированием.
3. Подробно — та же полная форма, но без начальных значений.

Сначала выбирается проект, потому что шаблоны и категории принадлежат именно ему. В режиме «По шаблону» доступны поиск по служебному названию и названию будущей задачи, а в карточке заготовки видны категория, приоритет и количество подзадач.

После выбора шаблона открывается подробная форма. Название можно уточнить, описание — дополнить, категорию или приоритет — заменить, а подзадачи — удалить, отредактировать или переставить. В API отправляется уже подтверждённый снимок формы, а не идентификатор шаблона.

Почему задача не связана с шаблоном после создания

Шаблон нужен только как точка старта. После создания задача живёт самостоятельно: изменение или удаление заготовки не меняет уже созданные задачи. И наоборот, работа с конкретной задачей не переписывает шаблон.

Это защищает историю проекта. Если процесс со временем изменился, новый вариант шаблона повлияет только на будущие задачи, а старые останутся в том виде, в котором команда действительно с ними работала.

Как управлять шаблонами проекта

В проекте появилась отдельная вкладка «Шаблоны задач». Пользователь с правом изменять проект может создавать, редактировать и удалять заготовки. Список отсортирован по служебному названию, а поиск работает сразу по двум названиям.

Изменения записываются только после нажатия «Сохранить». Если закрыть редактор, перейти к другой заготовке или уйти со вкладки с несохранёнными правками, PRO-dela предупредит о возможной потере данных. Локальный черновик помогает восстановить работу после случайного закрытия или обновления страницы.

Если один и тот же шаблон одновременно редактируют в разных окнах, более старая версия не перезапишет новую молча. Система предложит загрузить серверный вариант или сохранить локальные данные как новую заготовку.

Как сохранить существующую задачу как шаблон

Если удачная задача уже есть, её не нужно переносить вручную. В карточке доступно действие «Сохранить как шаблон». Оно открывает редактор новой заготовки и подставляет название, описание, категорию, приоритет и подзадачи текущей задачи.

На этом этапе ничего ещё не записано. Можно дать шаблону понятное служебное название, убрать разовые детали, изменить порядок шагов и только затем сохранить. Если такое название уже занято, интерфейс предложит вариант с пометкой «копия».

Права и границы проекта

Каждый шаблон принадлежит ровно одному проекту и не переносится между проектами. Участник с правом создавать задачи может видеть и применять доступные ему заготовки. Создание, изменение и удаление самих шаблонов требует права изменять проект.

Категория в шаблоне также должна принадлежать этому проекту. Если категорию позже удалить, сам шаблон сохранится, но поле категории очистится. Остальные данные останутся доступны.

Подзадачи создаются вместе с задачей

При подтверждении подробной формы задача и её подзадачи создаются одной операцией. Если одно из значений не проходит проверку, частично созданного списка не останется: пользователь исправляет форму и повторяет сохранение.

Порядок подзадач из формы сохраняется. Это удобно для чек-листов, где шаги должны идти последовательно: сначала собрать входные данные, затем подготовить результат, проверить его и только потом отправить.

Практический пример

Допустим, команда каждую неделю готовит отчёт для клиента. Менеджер создаёт шаблон «Еженедельный отчёт», задаёт будущее название задачи, категорию «Отчётность», средний приоритет и четыре подзадачи: собрать показатели, проверить отклонения, подготовить выводы и отправить документ.

На следующей неделе участник выбирает этот шаблон, добавляет в название нужный период, уточняет получателя и удаляет шаг, который в этот раз не требуется. После подтверждения появляется обычная задача с собственными подзадачами. Если позже менеджер улучшит шаблон, уже созданный отчёт останется без изменений.

Частые вопросы

Задача создаётся сразу после выбора шаблона?

Нет. Шаблон только заполняет подробную форму. До нажатия «Создать» можно изменить или удалить любое перенесённое значение.

Изменится ли задача, если отредактировать шаблон?

Нет. Созданная задача — независимая копия без постоянной связи с шаблоном.

Можно ли использовать шаблон в другом проекте?

Нет. Шаблоны изолированы внутри проекта; общей библиотеки и переноса между проектами в текущей версии нет.

Скопируются ли исполнитель и срок?

Нет. Шаблон переносит только название, описание, категорию, приоритет и подзадачи. Исполнитель, срок, этап и другие поля конкретной работы задаются отдельно.

Что произойдёт после удаления шаблона?

Он исчезнет из списка заготовок, но задачи, которые раньше были созданы с его помощью, не изменятся.

Кто может создавать шаблоны?

Пользователь с правом изменять проект. Применять готовые шаблоны могут участники проекта, которым разрешено создавать задачи.

Соберите первый шаблон

Откройте проект, перейдите на вкладку «Шаблоны задач» и сохраните одну повторяющуюся работу как заготовку. Или откройте уже удачно составленную задачу и выберите «Сохранить как шаблон». При следующем создании задачи выберите способ «По шаблону», проверьте заполненную форму и адаптируйте её под текущий случай.

Подробнее о статусах, карточке и жизненном цикле обычной задачи читайте в статье «Задачи в PRO-dela». Если у вас ещё нет аккаунта, зарегистрируйтесь в PRO-dela и создайте первый проект.