Роли и права доступа в PRO-dela: как управлять командой проекта

Доступ участника к проекту в PRO-dela определяет не факт членства, а роль. У каждой роли есть свой набор прав: какие задачи видно, можно ли менять этапы и бюджет, приглашать людей или удалять чужие материалы. Роль назначается в момент, когда сотрудник добавляется в проект или принимает приглашение, и её можно поменять в любой момент без пересоздания участника.

Каждый новый проект уже стартует с готовым набором ролей — от менеджера проекта до наблюдателя. Если стандартных ролей не хватает, участник с правом управления ролями может собрать собственную роль из отдельных прав доступа. Внешние люди — заказчик, подрядчик, разовый специалист — попадают в проект через приглашение с понятным статусом: ожидает ответа, принято или отклонено.

Ниже — как устроено назначение участников в проект, чем типы ролей отличаются от ролей по умолчанию, как работают пользовательские права и что видно на каждом шаге приглашения.

Как участник появляется в проекте

Есть два обычных пути. Если человек уже зарегистрирован в PRO-dela, его можно добавить в проект напрямую и сразу выбрать роль, ставку и валюту оплаты — эти два последних поля не обязательны и нужны, если проект ведёт учёт бюджета и затрат по участникам. Если человека в системе ещё нет или вы обращаетесь к нему впервые, используется приглашение по e-mail.

Оба пути защищены правом на приглашение участников и лимитом компании: активный тариф ограничивает количество участников и ролей, доступных компании. Автор проекта в этот лимит не входит — он не занимает отдельное место участника, даже когда формально числится в проекте.

Когда участник больше не нужен в проекте, его можно удалить — доступ закрывается сразу, а освобождённое место возвращается в лимит тарифа. Участник может и сам покинуть проект, кроме одного случая: если он — автор проекта и единственный оставшийся участник, выход заблокирован до того, как он передаст права или добавит в проект ещё кого-то.

Приглашение: статусы и что видит получатель

У приглашения три статуса: pending — ожидает ответа, accepted — принято, declined — отклонено. Пока приглашение не обработано, оно остаётся в списке ожидающих у пригласившего и в списке «Мои приглашения» у получателя.

Если приглашённый уже зарегистрирован, приглашение сразу привязывается к его аккаунту. Если нет — он получает письмо со ссылкой на регистрацию; после того как он заведёт аккаунт, приглашение нужно подтвердить ещё раз, и только тогда оно появляется в его личном списке.

Получатель может принять или отклонить приглашение. Принятие сразу создаёт участие в проекте с выбранной ролью и открывает доступ — команде не нужно ничего обновлять вручную, уже открытые страницы с участниками сами подтягивают изменение. Отклонённое приглашение не удаляется, а остаётся в истории со статусом «отклонено».

Страницу с деталями конкретного приглашения видит только тот, кому оно адресовано — по привязанному аккаунту или совпадающему e-mail. Остальные участники проекта такую деталь не получают: им доступен только общий список отправленных приглашений и их статусы. Пригласивший может отозвать ещё не принятое приглашение.

Типы ролей и роли по умолчанию

У роли есть отдельная необязательная пометка — тип: исполнитель, заказчик или принимающий задачу. Тип не заменяет права доступа, а помогает платформе точнее показывать нужную сторону в отдельных экранах — например, отличить в карточке задачи заказчика от ещё одного исполнителя.

Гораздо больше решают роли по умолчанию — стартовый набор, который получает каждый новый проект:

• Менеджер проекта — полный контроль над проектом и ролями, кроме действий, доступных только владельцу;
• Исполнитель — работает со своими задачами и теми, где указан участником;
• Заказчик — видит все задачи проекта и принимает результат работы;
• Наблюдатель — видит только свои задачи и то, что происходит в обсуждениях, где он участвует.

Это стартовая точка, а не фиксированный каталог. Название, состав прав и даже сам список ролей можно менять сразу после создания проекта.

Пользовательские роли и права доступа

Участник с правом управления ролями может создать роль с нуля: дать ей название и выбрать ровно те действия, которые она должна разрешать. Права сгруппированы по разделам проекта — сами роли, проект целиком, этапы, задачи, бюджет и обсуждения.

Разница в правах заметна не только в действиях, но и в интерфейсе. Например, вкладка «Бюджет» на странице проекта видна только тем, у кого есть право на просмотр бюджета — у остальных участников её просто нет в списке вкладок. То же самое с задачами: одному участнику видны все задачи проекта, а другому — только свои и те, где он указан участником.

Создание дополнительных ролей, как и добавление участников, учитывается в лимите активного тарифа компании — подробнее о лимитах в статье о компаниях и тарифах PRO-dela.

Как меняются права участника со временем

Роль можно поменять в любой момент — это делает участник с правом назначать роли. Изменение применяется сразу: не нужно выходить из аккаунта или обновлять страницу, доступ участника обновляется прямо во время работы.

Права внутри роли можно донастроить так же быстро: добавить или убрать конкретное действие, не создавая новую роль и не трогая остальных участников, у которых эта роль уже назначена.

Если специалист подключался к проекту на одну задачу, его можно удалить из проекта сразу после завершения работы. На других его проектах это никак не сказывается: роль и права всегда привязаны к конкретному проекту, а не к пользователю целиком.

Справочники: пользователи, права и валюты

Три служебных списка стоят за формами добавления участников и ролей. Список пользователей нужен, чтобы найти уже зарегистрированного человека и добавить его в проект напрямую, не отправляя приглашение. Список прав — это тот самый набор действий, из которого собирается пользовательская роль. Список валют используется, если для участника указывается ставка оплаты — тогда сумма сразу привязана к нужной валюте.

Это справочные данные, а не отдельная настройка компании: они одинаковы для всех проектов и не требуют повторной настройки при создании нового проекта.

Что относится к ролям, а что — к другим разделам

Роль отвечает за доступ внутри проекта: что участник видит и какие действия может выполнить. Она не описывает саму работу — распределение исполнителей по конкретным задачам, приоритеты и статусы разобраны в статье о задачах в PRO-dela.

Роль также не управляет тарифом компании, оплатой подписки или банковскими картами — это уровень компании, а не проекта. Число участников и ролей, доступных компании, ограничено выбранным тарифом.

Частые вопросы

Может ли один и тот же человек иметь разные роли в разных проектах?

Да. Роль относится к конкретной паре «участник — проект», а не к пользователю в целом. В одном проекте человек может быть исполнителем, а в другом — заказчиком или наблюдателем.

Что произойдёт, если пригласить человека, который ещё не зарегистрирован?

Он получит письмо со ссылкой на регистрацию. После того как он создаст аккаунт, приглашение нужно будет подтвердить, и только тогда оно появится в его личном списке приглашений.

Можно ли отменить уже отправленное приглашение?

Да, пока получатель не ответил на него. После того как приглашение принято или отклонено, оно остаётся только в истории.

Можно ли настроить права точнее, чем позволяют роли по умолчанию?

Да. Роль можно создать с нуля и выбрать для неё любой набор прав из общего списка — от просмотра задач до управления бюджетом и другими ролями.

Настройте роли для своей команды

Зарегистрируйтесь в PRO-dela и создайте первый проект: он сразу получит готовый набор ролей, а участников можно будет добавить приглашением или напрямую. Дальше донастройте права под то, как на самом деле устроена ваша команда.