Как диджитал-агентство ведёт клиентские проекты в PRO-dela: от брифа до счёта

Диджитал-агентство ведёт в PRO-dela каждого клиента как отдельный проект: с техническим заданием, этапами, задачами, обсуждениями, документами и счётом в одном контуре. Это отвечает на главную боль агентства — когда контекст клиента разбросан по чатам, папкам и таблицам, а собрать статус этапа можно только вручную и только через менеджера.

Ниже — сквозной сценарий: как агентство проводит клиентский проект от первого брифа до выставленного счёта, не превращая работу в бесконечную переписку. Внедрять всё сразу не нужно: можно начать с одного активного клиента и приёмки, а финансовую часть подключить позже.

Что обычно ломается в работе агентства

Проблема агентства не в количестве задач, а в количестве параллельных контекстов. Один дизайнер работает сразу для трёх клиентов, у каждого свои сроки, правки, доступы и порядок оплаты. Когда всё это живёт в общих мессенджерах и личных папках, менеджер становится единственным человеком, который помнит, почему приняли решение и какая версия макета верная.

Типичные симптомы: клиент спрашивает статус, а менеджер собирает ответ по пяти окнам; новый специалист входит в проект неделю; «мы же согласовали» упирается в то, что согласование осталось в личке. PRO-dela помогает, когда таких разрывов накопилось хотя бы два-три, и даёт проекту общий язык: кто участвует, что делаем, на каком этапе работа, какие материалы актуальны и что должно быть принято.

Шаг 1. Заводим клиента как проект с техническим заданием

Под каждого клиента создаётся отдельный проект. В его техническом задании фиксируется то, что обычно теряется: цель, ожидаемый результат, ограничения, исходные материалы и критерии приёмки. Это не формальность, а точка, к которой можно вернуться через месяц и не спорить о договорённостях.

Техническое задание в PRO-dela существует на трёх уровнях: общий замысел проекта, детализация конкретного этапа и развёрнутое описание отдельной задачи. Для агентства это удобно: рамочная договорённость с клиентом живёт на уровне проекта, а требования к конкретному баннеру или странице — на уровне задачи, не смешиваясь.

Шаг 2. Раскладываем проект на этапы

Клиентская работа редко бывает одним рывком. Путь удобно разложить на этапы, например: бриф, исследование, концепция, дизайн, производство, тестирование и запуск. У каждого этапа есть собственные задачи, требования и файлы, а прикреплённые к этапу задачи встраиваются в его таймлайн.

Этапы дают клиенту и команде понятную карту вместо плоского списка «сделать». Когда клиент спрашивает «что сейчас происходит», ответ — это не пересказ переписки, а конкретный этап с его задачами и статусом. Подробнее об устройстве этапов — в статье «Проекты и этапы».

Шаг 3. Распределяем задачи между командой и подрядчиками

Задачи распределяются между менеджером, дизайнером, редактором, разработчиком и внешними подрядчиками. Исполнителя назначают из участников проекта, но необязательно в момент создания — задачу можно завести без исполнителя и назначить его позже, когда станет понятно, кто её возьмёт. Это разделяет два решения: «что нужно сделать» и «кто это сделает».

Крупную работу разбивают на подзадачи, а повторяющуюся структуру — например, стандартный набор шагов для лендинга — сохраняют как шаблон задачи и разворачивают в новом проекте за одно действие. Приоритет (высокий, средний, низкий или без него) помогает не путать срочную правку с работой, которая действительно двигает этап, и при этом не переставляет карточки местами сам по себе.

Кто именно вправе назначать исполнителя, менять статус и принимать работу, определяется ролью участника в проекте. Как устроены роли и права — в статье «Роли и участники».

Шаг 4. Подключаем клиента с нужной ролью

Клиента можно пригласить в проект и выдать роль, которая определяет, что он видит и может делать. Вместо длинной цепочки писем он получает согласованный контекст: текущий этап, актуальные материалы, нужные документы и статус работ.

Важно заранее договориться о правилах: где фиксируются правки, где отмечается итоговая приёмка и какие документы считаются актуальными. Тогда клиент не тонет во внутренней операционной кухне агентства, а команда не выясняет, какая из версий макета «та самая».

Шаг 5. Держим общение рядом с работой

Общие вопросы по клиенту команда обсуждает в чате проекта, детали конкретной работы — в чате задачи. Для чувствительной темы, где состав участников не совпадает со всем проектом, можно создать отдельное приватное обсуждение: доступ к нему определяется участием в самом обсуждении, а не просто доступом к проекту.

Так рабочие решения перестают исчезать в личных сообщениях. Упоминания, реакции и уведомления помогают не пропустить важное, а история переписки остаётся привязанной к задаче, а не к памяти менеджера. Подробнее — в статье «Чаты и совместная работа».

Шаг 6. Приёмка: «сделано» и «принято» — разные состояния

Когда исполнитель считает работу выполненной, он отмечает завершение (finish) и может назначить принимающего среди участников проекта — но не самого себя, потому что проверять собственную работу нельзя. Принимающий либо принимает результат (accept), либо отклоняет (decline) и возвращает задачу в работу. Ошибочно принятую задачу можно вернуть через reopen.

Для агентства это ключевой момент: «дизайнер считает макет готовым» и «клиент принял макет» перестают быть одним чекбоксом и становятся двумя явными состояниями со своей историей. Именно на стыке этих состояний обычно и возникают споры о результате — здесь они фиксируются, а не забываются.

Шаг 7. Оценки, бюджет и счёт после приёмки

У задачи может быть оценка — в часах или в стоимости, — которую подтверждает отдельным действием сторона, принимающая эту оценку, обычно заказчик. Подтверждённая оценка становится согласованной договорённостью, а не прикидкой исполнителя.

Фактические расходы и прогресс по задачам собираются в бюджетную статистику проекта, поэтому к концу этапа не приходится вручную восстанавливать объём выполненного. Когда работа принята, на её основе формируется счёт с позициями и документами. Как устроены бюджеты и учёт — в статьях «Бюджеты проекта» и «Учёт времени и затрат».

PRO-dela не заменяет банк, налоговый учёт, договор или юридически значимый документооборот. Счёт здесь — это связь рабочего результата с финансовым событием внутри проекта, а не бухгалтерская система.

Несколько клиентов и несколько юрлиц

Когда клиентов много, помогает разделение на компании и проекты. Участник видит только доступные ему проекты, а руководитель не переносит данные между несвязанными списками. Если у агентства несколько юридических лиц или направлений, их можно развести по разным компаниям с собственными участниками, ролями и тарифами.

Статистика и бюджетная информация дают руководителю обзорный уровень: вместо вопроса «что у нас вообще происходит» можно перейти к конкретному проекту, этапу и задаче. Про разделение компаний — в статье «Компании и тарифы».

Telegram, голос и AI в потоке агентства

Telegram можно подключить как канал рабочих уведомлений, чтобы вовремя увидеть событие и вернуться к проекту, — но он не должен становиться единственным архивом решений. Голосовой ввод помогает быстро добавить мысль в задачу или описание; голосовая команда проходит путь «разобрать → показать → подтвердить», поэтому важные изменения не происходят незаметно.

При включённых настройках AI может помочь собрать короткий заголовок задачи из свободного описания или распознать исполнителя среди участников проекта. Эти функции зависят от настроек администратора и выбранного провайдера, и их ценность не в демонстрации технологии, а в сокращении ручного ввода.

Частые вопросы

Обязательно ли внедрять все модули сразу?

Нет. Можно начать с одного активного клиента: проект, техническое задание, этапы, задачи и приёмка. Бюджеты, счета и документы подключаются тогда, когда для проекта важна финансовая картина, а не в первый день.

Что увидит клиент, которого пригласили в проект?

Это определяется его ролью. Клиенту можно дать доступ к нужному проекту с ограниченными правами: он видит этап, материалы, документы и статус работ, но не всю внутреннюю операционную кухню агентства.

Можно ли вести нескольких клиентов, не смешивая их?

Да. Каждый клиент — отдельный проект со своими участниками, этапами и файлами, а несколько юрлиц или направлений разводятся по разным компаниям. Специалист видит только те проекты, к которым у него есть доступ.

PRO-dela заменит нам CRM и бухгалтерию?

Нет. Сильная сторона платформы — проектный контур: задачи, требования, коммуникация, документы и связанный с ними счёт. Это не большая CRM-экосистема и не бухгалтерская система, а место, где проектная работа не отрывается от финансового результата.

Начните с одного клиента

Зарегистрируйтесь в PRO-dela и заведите проект по клиенту, работа с которым уже требует внимания: добавьте техническое задание, разбейте путь на этапы, пригласите нужных участников и проведите один этап до приёмки. Это честнее любого описания покажет, уменьшает ли единый контур число переключений именно в вашем агентстве.

Перед запуском можно посмотреть актуальные тарифы и обзорную статью «Кому подходит PRO-dela». Не стройте идеальный процесс заранее — сначала дайте команде и клиенту один понятный рабочий маршрут.