Как связать работу, счёт и оплату

Работа сдана две недели назад, счёт так и не выставлен, а заказчик уверен, что вы просто забыли. Соло-профессионал редко теряет деньги на цене — чаще на паузах: между приёмкой и счётом, между счётом и напоминанием.

В PRO-dela счёт собирается из позиций и данных проекта, выгружается в PDF и уходит плательщику с уведомлением. Реквизиты и печать настраиваются один раз. Разбираем путь от выполненной работы до закрытой оплаты.

Почему деньги теряются на паузах

Выставление счёта — непривлекательная работа: она начинается после приятного «работа принята» и состоит из ручного переноса позиций, реквизитов и нумерации. Каждый раз заново — поэтому и откладывается.

Вторая пауза — после отправки. Счёт ушёл, а отслеживать статус вручную неловко: напомнить «вежливо» сложно, забыть — дорого. Без системы пауза тянется неделями.

Третья пауза — между проектами. Сложность «какой из счетов не оплачен» при работе с несколькими заказчиками растёт квадратично: у каждого свои форматы, статусы и сроки.

Шаг 1. Соберите основание счёта

Счёт в PRO-dela строится из позиций — работ и сумм. На закрытии этапа основание под рукой: задачи этапа показывают, что сделано, приёмка — что принято. Счёт можно собрать на основе данных проекта и поправить позиции под договорённость.

Проверяйте три вещи: полноту (всё ли выполненное вошло), соответствие договорённости (нет ли позиций, которые заказчик не признает) и арифметику. Счёт с ошибкой в сумме — минус к доверию, которое строилось месяцами.

Формулировки позиций пишите для бухгалтерии заказчика, а не для себя: «Прототип главной страницы, этап 2» лучше, чем «по заданию».

Шаг 2. Выставите счёт документом

Реквизиты, логотип, печать и подпись настраиваются в компании один раз и попадают в каждый документ. Счёт выгружается в PDF — это и есть документ, который получает заказчик: с вашими реквизитами, позициями и суммой.

Плательщику уходит уведомление — счёт доходит до нужного человека с контекстом, а не теряется в общем ящике «info@». Если плательщик не тот, кто принимает работы, укажите именно его: это типовая причина задержек.

Дата счёта — тоже инструмент: она запускает сроки оплаты в бухгалтерии заказчика. Выставляйте в день приёмки, а не «когда будет минутка» — разница для вашей кассы обычно неделя.

Шаг 3. Доведите до оплаты

Статус счёта меняется вручную: платформа не принимает платежи онлайн — она ведёт документ и его состояние. Честный статус — база разговора о просрочке: «счёт №14 от 12-го, статус — не оплачен» звучит аргументированно.

События счетов приходят в уведомления — включая Telegram: изменение статуса и просрочка видны там же, где остальная работа. Напоминание плательщику перестаёт быть психологической проблемой, когда статус перед глазами.

В пятничной свёртке (ей посвящён отдельный материал серии) проверяйте счета вместе с задачами: работа, время и деньги — части одного неделимого обзора.

Пример: этап «Прототип» закрыт

Студия завершает этап «Прототип» по сайту логистической компании. Счёт собирается из позиций этапа, две цены правятся по договорённости, сумма сходится с КП.

PDF с реквизитами и печатью уходит плательщику — бухгалтеру заказчика, не руководителю. Через шесть дней статус меняется на оплаченный; в пятничной свёртке по проекту видно: работы приняты, счёт закрыт, документ приложен.

Это учебный пример. Показателен порядок: основание из проекта, документ с реквизитами, уведомление плательщику, статус — и никаких «я и забыл выставить».

Как это устроено в PRO-dela

У платформы есть раздел счетов: позиции, статусы, PDF, уведомление плательщика, привязка документов. Счёт можно собрать с нуля или на основе проекта; документы — акты и приложения — прикрепляются к счёту.

Онлайн-приёма платежей в платформе нет: счёт — документ со статусом, который ведёт профессионал. Деньги приходят по вашим реквизитам напрямую, без посредников и комиссий за приём.

Что чаще всего мешает

Первая ошибка — копить «счёт в конце проекта» на длинных работах: этап закрыт — счёт выставлен. Вторая — один и тот же текст напоминания для всех просрочек: сверьтесь со статусом и историей, разговоры становятся короче.

Третья — не прикладывать документы к счёту: при споре поиск по переписке дороже одной кнопки.

Частые вопросы

Можно ли принимать оплату прямо в платформе?

Нет, онлайн-приёма платежей нет. Платформа ведёт документ, статусы и уведомления; деньги идут по вашим реквизитам.

Печать и подпись обязательны?

Как требует ваш контур работы. Они настраиваются в компании и используются в документах; для работы без печати поле просто остаётся пустым.

Что видит плательщик?

Уведомление со счётом и PDF-документ. Доступа к вашему рабочему пространству у него нет.

Выставите счёт по закрытому этапу

Найдите закрытый этап, по которому счёт ещё не выставлен, соберите счёт из позиций и отправьте плательщику уведомлением. Один закрытый документ напомнит, как выглядит касса без пауз.

Зарегистрироваться в PRO-dela. Актуальные условия использования доступны на странице тарифов.